Datenschutzhinweise für Aktionäre der Gladbacher Bank Aktiengesellschaft von 1922 und ihre Bevollmächtigten

Seit dem 25. Mai 2018 gelten mit der EU-Verordnung 2016/679 („Datenschutz-Grundverordnung“ oder kurz „DSGVO“) neue datenschutzrechtliche Vorschriften. Den Schutz Ihrer Daten und Ihrer Privatsphäre nimmt die Gladbacher Bank Aktiengesellschaft von 1922 (im Folgenden auch kurz „Gladbacher Bank) sehr ernst. Deshalb möchten wir Sie mit diesen Datenschutzhinweisen darüber informieren, welche personenbezogenen Daten unserer Aktionäre und – soweit eine Bevollmächtigung erfolgt – ihrer Bevollmächtigten wir im Zusammenhang mit der Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung unserer Hauptversammlung verarbeiten und welche Rechte Ihnen gemäß der DSGVO und dem Bundesdatenschutzgesetz („BDSG“) in diesem Zusammenhang zustehen.

 

1. Durchführung unserer diesjährigen ordentlichen Hauptversammlung als „virtuelle Hauptversammlung“

Unsere diesjährige ordentliche Hauptversammlung am 10. Juni 2020 führen wir auf der Grundlage des am 28. März 2020 in Kraft getretenen Gesetzes über Maßnahmen im Gesellschafts-, Genossenschafts-, Vereins-, Stiftungs- und Wohnungseigentumsrechts zur Bekämpfung der Auswirkungen der COVID-19-Pandemie („COVID-19-Gesetz“) ohne physische Präsenz der Aktionäre und ihrer Bevollmächtigten als virtuelle Hauptversammlung durch. Die gesamte Versammlung wird nach § 1 Abs. 2 Satz 1 Nr. 1 COVID-19-Gesetz für angemeldete Aktionäre unter www.gladbacher-bank.de/hauptversammlung2020 in Bild und Ton übertragen. Unter dieser Internetadresse finden Sie auch das virtuelle Hauptversammlungsportal der Gesellschaft („HV-Portal“), über das die angemeldeten Aktionäre und ggf. deren Bevollmächtigte unter anderem ihr Stimmrecht ausüben, Vollmachten erteilen, Fragen stellen oder Widerspruch zu Protokoll des Notars erklären können. Zur Nutzung des HV-Portals ist es erforderlich, dass Sie sich dort mit dem Zugangscode, den unsere Namensaktionäre bereits mit ihren Anmeldeunterlagen, unsere Inhaberaktionäre spätestens nach ordnungsgemäßer Anmeldung über ihre Depotbanken von uns erhalten, einloggen. Das HV-Portal wird durch unseren Dienstleister Link Market Services GmbH, Landshuter Allee 10 in 80637 München ausschließlich in unserem Auftrag und nach unserer Weisung betrieben.

 

2. Verantwortlicher für die Verarbeitung personenbezogener Daten

Für die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten verantwortlich ist die

Gladbacher Bank Aktiengesellschaft von 1922

Bismarckstraße 50-52

41061 Mönchengladbach

Telefon: +49 2161 249 -0

E-Mail: info@gladbacher-bank.de

 

3. Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten

Für weitergehende Fragen zum Datenschutz sowie für die Geltendmachung von Betroffenenrechten steht Ihnen unser Datenschutzbeauftragter zur Verfügung, den Sie wie folgt erreichen:

Gladbacher Bank Aktiengesellschaft von 1922

- Datenschutzbeauftragter-

Bismarckstraße 50-52

41061 Mönchengladbach

Telefon: +49 2161 249 -0

Telefax: +49 2161 249-49113

E-Mail: datenschutz@gladbacher-bank.de

 

4. Kategorien der verarbeiteten personenbezogenen Daten

 

4.1 Bei Teilnahme an der virtuellen Hauptversammlung

Im Zusammenhang mit der virtuellen Hauptversammlung verarbeiten wir folgende Daten unserer Aktionäre und etwaiger Bevollmächtigter:

 

  • Vor- und Nachname;
  • Anschrift;
  • Stimmkartennummer;
  • Informationen zum Aktienbestand (Aktiengattung, Besitzart der Aktien, Aktienanzahl);
  • Informationen zur Art und Weise der Beteiligung des Aktionärs an der Hauptversammlung (ggf. Nutzung einer (Stimmrechts-) Vollmacht, Nutzung der Briefwahl);
  • Im Falle einer Bevollmächtigung: Vor- und Nachname sowie Adresse des Bevollmächtigten;
  • Zugangsdaten für das HV-Portal;
  • Ggf. sonstige Daten, die im Rahmen der Anmeldung zur virtuellen Hauptversammlung optional angegeben werden können (z.B. E-Mail-Adresse oder Handynummer);
  • Aktivitäten des Stimmberechtigten im HV-Portal (z.B. die Einreichung von Fragen, eines Gegenantrags, Wahlvorschlags und Widerspruchs im Rahmen der HV);
  • Automatisierte Bestätigungs-E-Mail mit Bestätigung der Aktivitäten des Stimmberechtigten im HV-Portal, soweit E-Mail-Adresse angegeben worden ist.
 

Sollten einzelne Aktionäre oder ihre Bevollmächtigten direkt mit uns in Kontakt treten, verarbeiten wir zusätzlich diejenigen personenbezogenen Daten, die für die Bearbeitung des jeweiligen Anliegens notwendig sind (z.B. die E-Mail-Adresse oder die Telefonnummer sowie die in der Anfrage enthaltenen Angaben).

Auch verarbeiten wir Informationen zu Fragen, Anträgen oder Wahlvorschlägen und sonstigen Verlangen von Aktionären oder ihren Bevollmächtigten, die in Bezug auf die virtuelle Hauptversammlung bei uns eingehen, sowie zum Abstimmungsverhalten.

 

4.2 Bei Besuch des HV-Portals

 

Wenn Sie unser HV-Portal im Internet besuchen, erheben wir Daten über Zugriffe auf das HV-Portal. Folgende Daten und Geräteinformationen werden in den Webserver-Log-Files protokolliert:

  • Datum und Uhrzeit des Zugangs zum und der Abmeldung vom HV-Portal (Login und Logout mit Zeitstempel);
  • Meldung, ob der Abruf erfolgreich war;
  • IP-Adresse des aufrufenden Rechners;
  • URL, welche beim Abruf konkret aufgerufen wurde;
  • Referrer-URL (die zuvor besuchte Seite), wenn der Browser des Teilnehmers diese mitsendet;
  • Typ des verwendeten Webbrowsers;
  • Port, über den der Zugriff erfolgte;
  • Informationen dazu, welche Aktion auf dem Portal ausgeführt wurde;
  • Session-ID bzw. Sitzungsdaten;
  • Erteilung der Zustimmung zu den Nutzungsbedingungen.
 

Die vorgenannten Daten übermittelt Ihr Browser beim Besuch des HV-Portals automatisch an uns. Diese Daten werden für die Dauer von maximal 60 Tagen gespeichert. Danach werden sie gelöscht.

 

5. Zweck und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten stets unter Beachtung der Vorschriften der DSGVO, des BDSG, des Aktiengesetzes (AktG) sowie etwaiger weiterer einschlägiger Rechtsvorschriften.

Die Verarbeitung der oben genannten Daten dient dem Zweck, die Teilnahme der Aktionäre an der virtuellen Hauptversammlung und die Ausübung ihrer Aktionärsrechte zu ermöglichen. Über das HV-Portal können die ordnungsgemäß angemeldeten Aktionäre (und ggf. deren Bevollmächtigte) unter anderem ihr Stimmrecht ausüben, Vollmachten erteilen, Fragen einreichen oder Widerspruch zu Protokoll erklären.

 

5.1 Betrieb des HV-Portals

Die Verarbeitung der oben genannten Zugriffsdaten und Geräteinformationen in Webserver-Log-Files ist für die technische Bereitstellung des HV-Portals sowie zur Missbrauchserkennung, Störungsbeseitigung und zur Sicherstellung eines reibungslosen Ablaufs der virtuellen Hauptversammlung erforderlich. Insofern haben wir ein berechtigtes Interesse, Ihnen das HV-Portal bereitzustellen, um Ihre Aktionärsrechte auf nutzerfreundliche Art und Weise ausüben und sich zu der virtuellen Hauptversammlung zuschalten zu können. Rechtsgrundlage für diese Verarbeitungen ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO.

Auf dem von unserem Dienstleister betriebenen HV-Portal kommen zudem Cookies zum Einsatz. Cookies sind kleine Textdateien, die über Ihren Internetbrowser auf Ihrem Computersystem gespeichert und für einen späteren Abruf bereitgehalten werden. Cookies enthalten dabei eine charakteristische Zeichenfolge, die eine eindeutige Identifizierung des Browsers beim erneuten Aufrufen der Webseite ermöglicht. Cookies können dabei Informationen wie z.B. Spracheinstellungen, die Besuchsdauer auf unserer Webseite oder Ihre dort getroffenen Eingaben speichern.

Unterschieden wird dabei zwischen

  • Session-Cookies: Das sind vorübergehende Cookies, die im Internetbrowser des Nutzers eine sogenannte Session-ID speichern, mit welcher sich verschiedene Anfragen Ihres Browsers der gemeinsamen Sitzung zuordnen lassen. Dadurch kann Ihr Rechner wiedererkannt werden (z.B. zur Speicherung Ihrer persönlichen Einstellungen wie Textgröße, Schriftart, Sprache oder Anmeldedaten). Der Einsatz dieser Cookies dient dem Zweck, eine funktionsgerechte und komfortable Nutzung unserer Webseite zu ermöglichen. Die Session-Cookies werden gelöscht, wenn Sie sich ausloggen oder den Browser schließen.
  • Persistente Cookies: Das sind dauerhafte Cookies, die für wiederholte Besuche verwendet und in dem Endgerät des Nutzers auch nach dem Schließen des Browsers für eine vordefinierte Zeit gespeichert werden. Ein permanenter Cookie ermöglicht es, Ihren Browser beim nächsten Besuch unserer Webseite wiederzuerkennen. Diese Cookies werden automatisiert nach einer vorgegebenen Dauer gelöscht, die sich je nach Cookie unterscheiden kann.

Cookies können dabei unterschiedlichen Zwecken dienen:

  • Technisch notwendige Cookies dienen dazu, die Nutzung einer Website und ihrer Grundfunktionen (z.B. Seitennavigation, Cookie-Banner) sowie den Zugriff auf sichere Bereiche der Webseite erst zu ermöglichen. Ohne diese Cookies funktioniert die Webseite nicht oder nicht richtig.
  • Funktionale Cookies dienen dazu, die Webseite auf die persönlichen Präferenzen des Nutzers auszurichten und vollständige Nutzung der Funktionen zu ermöglichen, indem getätigte Eingaben und vom Nutzer getroffene Auswahlentscheidungen (z.B. Login-Daten) gespeichert werden.
  • Daneben gibt es auch sog. Analyse- und Marketing-Cookies, die eine Auswertung des Nutzungsverhaltens und interessenbasierte Werbung ermöglichen.

Im HV-Portal werden dabei nur die nachstehend aufgeführten technisch notwendigen Cookies eingesetzt:

 

 Cookie

Beschreibung Zweck Speicherdauer Typ
PHPSessionID Standard Sitzungsidentifikation für PHP Wiedererkennung des Nutzers während der aktiven Sitzung (z.B. nach Seitenwechsel); Funktionalität des HV-Portals Nur für die Dauer der Sitzung; Löschung mit Schließen des Browsers Notwendig
cookieaccepted Cookie zur Speicherung der Bestätigung („OK“-Button) über Cookie-Banner-Funktion und Steuerung des Ausblendens dieses Banners Funktionalität des Cookie-Banners; Speicherung der Bestätigung Für die Dauer von 10 Tagen; Löschung nach Ablauf dieser Frist Notwendig

Der Einsatz dieser Cookies ist zur Wahrung unserer berechtigten Interessen gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DS-GVO erforderlich. Wir haben ein berechtigtes Interesse an dem ordnungsgemäßen Betrieb des HV-Portals einschließlich seiner grundlegenden Funktionalitäten.

Sie können dem Einsatz von Cookies jederzeit widersprechen bzw. diese deaktivieren:

Über die Einstellungen Ihres Browsers können Sie bereits gespeicherte Cookies auf Ihrem Endgerät wieder löschen. Sie können auch den Einsatz von Cookies generell verhindern, indem Sie die Annahme von Cookies in Ihrem Browser verweigern oder bestimmte Cookies selektiv akzeptieren. Wie das im Einzelnen funktioniert, entnehmen Sie bitte der Anleitung Ihres Browser-Herstellers:

Mozilla Firefox
Microsoft Internet Explorer
Google Chrome
Apple Safari

Wir weisen Sie darauf hin, dass Sie durch die Deaktivierung von Cookies nicht alle Funktionen im HV-Portal nutzen können und dies einer Teilnahme an der HV entgegenstehen kann.

Bitte beachten Sie zudem, dass bei Aufruf unserer Internetseite https://www.gladbacher-bank.de weitere Cookies sowie Tracking- und Webanalysedienste zum Einsatz kommen. Informationen hierzu finden Sie unter https://www.gladbacher-bank.de/service/rechtliche-hinweise/datenschutzhinweis-zur-website.html.

 

5.2 Prüfung Ihrer Identität

Wenn Sie sich im HV-Portal anmelden, verarbeiten wir Ihre Anmeldeinformationen, um Ihre Berechtigung, sich als Aktionär oder Bevollmächtigter zu der virtuellen Hauptversammlung zuzuschalten oder vorbereitende Maßnahmen zu treffen, überprüfen zu können.

Diese Verarbeitung ist für die ordnungsgemäße Durchführung der virtuellen Hauptversammlung nach §§ 118 ff. AktG zwingend erforderlich. Wenn Sie die erforderlichen personenbezogenen Daten nicht mitteilen, können wir Ihnen keine Zuschaltung zu der virtuellen Hauptversammlung, keine Stimmabgabe im Wege der elektronischen Briefwahl, keine Erteilung von Vollmachten, keine Übermittlung von Fragen sowie keine Erklärung von Widersprüchen zu Protokoll des Notars ermöglichen.

Darüber hinaus verarbeiten wir personenbezogene Daten ggf. zur Erfüllung weiterer gesetzlicher Verpflichtungen wie bspw. aufsichtsrechtlicher Vorgaben sowie aktien-, wertpapier-, steuer- und handelsrechtlicher Aufbewahrungspflichten.

Rechtsgrundlage für diese Verarbeitung sind die jeweiligen gesetzlichen Regelungen in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c) der DSGVO.

 

5.3 Vorbereitung und Durchführung der Hauptversammlung

Wir verarbeiten Ihre aufgeführten personenbezogenen Daten, um die Anmeldung zur Hauptversammlung und Zuschaltung der Aktionäre und ihrer Bevollmächtigten zu der virtuellen Hauptversammlung (z.B. Prüfung der Berechtigung zur Ausübung von Aktionärsrechten und zur Zuschaltung über das HV-Portal, Erstellung des Teilnehmerverzeichnisses, Versand von Stimmrechtskarten) abzuwickeln und den Aktionären und ihren Bevollmächtigten die Ausübung ihrer Rechte im Rahmen der virtuellen Hauptversammlung (einschließlich Erteilung und Widerruf von Vollmachten und Weisungen) zu ermöglichen.

Insbesondere verarbeiten wir auch Ihr Abstimmungsverhalten, sofern Sie oder Ihr Bevollmächtigter Ihr Stimmrecht vor oder während der virtuellen Hauptversammlung per elektronischer Briefwahl oder durch Bevollmächtigung der Stimmrechtsvertreter ausüben. Dies geschieht, um die ordnungsgemäße Beschlussfassung und Erfassung von Stimmen im Rahmen der virtuellen Hauptversammlung zu gewährleisten. Außerdem verarbeiten wir Informationen über Ihren Widerspruch gegen Beschlüsse der virtuellen Hauptversammlung, sofern Sie einen solchen Widerspruch über die entsprechende Funktion des HV-Portals erklären.

Rechtsgrundlage für diese Verarbeitungen ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c) DSGVO in Verbindung mit unseren aktienrechtlichen Verpflichtungen nach §§ 118 ff. AktG und, soweit anwendbar, in Verbindung mit § 1 Abs. 2 Nr. 2 und 4 COVID-19-Gesetz.

Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist für die ordnungsgemäße Durchführung der virtuellen Hauptversammlung erforderlich. Wenn Sie uns die erforderlichen personenbezogenen Daten nicht mitteilen, können wir Ihnen möglicherweise keine Ausübung von Aktionärsrechten und keine Zuschaltung zum HV-Portal ermöglichen.

 

5.4 Briefwahlen im Wege elektronischer Kommunikation

Die genannten personenbezogenen Daten werden des Weiteren zur Vorbereitung und Durchführung der Briefwahlen im Wege elektronischer Kommunikation verwendet.

Rechtsgrundlage für diese Verarbeitungen ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c) DSGVO i.V.m. § 1 Abs. 1, Abs. 2 Nr. 2 COVID-19-Gesetz, § 118 Abs. 2 AktG.

 

5.5 Fragerecht

Sofern Sie als Aktionär von der Möglichkeit Gebrauch machen, im Vorfeld der virtuellen Hauptversammlung über unser HV-Portal Fragen zu stellen und Ihre Fragen in der virtuellen Hauptversammlung behandelt werden, erfolgt dies grundsätzlich unter Nennung Ihres Namens. Dieser kann von anderen Teilnehmern zur Kenntnis genommen werden. Diese Datenverarbeitung ist zur Wahrung unseres berechtigten Interesses, den Ablauf der virtuellen Hauptversammlung möglichst an eine physische Hauptversammlung anzugleichen und des berechtigten Interesses der übrigen Aktionäre, die die virtuelle Hauptversammlung online verfolgen, den Namen eines Fragestellers zu erfahren, erforderlich.

Rechtsgrundlage für diese Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO.

Der Nennung Ihres Namens können Sie aus Gründen, die sich aus ihrer besonderen Situation ergeben, widersprechen. Bitte erklären Sie einen entsprechenden Widerspruch gleich mit der Einreichung Ihrer Frage.

 

5.6 Teilnehmerverzeichnis

Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt auch zur Aufstellung des Teilnehmerverzeichnisses und zur Gewährung der Einsichtnahme durch Aktionäre.

Rechtsgrundlage für diese Verarbeitungen ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c) DSGVO i.V.m. § 129 Abs. 1 Satz 2, Abs. 4 AktG.

 

5.7 Dokumentation

Zudem verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten, um die Hauptversammlung im Nachgang zu dokumentieren. Hierbei erfolgt insbesondere eine Dokumentation der gefassten Beschlüsse.

Rechtsgrundlage für diese Verarbeitungen ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c) DSGVO i.V.m. § 130 AktG.

 

5.8 Aufbewahrungsfristen

Abschließend erfolgt eine Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ggf. auch zur Erfüllung weiterer gesetzlicher Verpflichtungen wie z.B. aufsichtsrechtlicher Vorgaben sowie aktien-, handels- und steuerrechtlicher Aufbewahrungspflichten.

So sind wir etwa dazu verpflichtet, die Vollmachtserklärung bei der Bevollmächtigung des von uns für die virtuelle Hauptversammlung benannten Stimmrechtsvertreters nachprüfbar festzuhalten und drei Jahre zugriffsgeschützt aufzubewahren (§ 134 Abs. 3 S. 5 AktG).

Auch in diesen Fällen bildet Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c) DSGVO i.V.m. § 134 Abs. 3 S. 5 AktG bzw. der jeweiligen gesetzlichen Vorschrift die maßgebliche Rechtsgrundlage.

 

6 Empfänger der Daten

Die Dienstleister der Gesellschaft, die zum Zwecke der Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung der virtuellen Hauptversammlung beauftragt werden, erhalten von der Gesellschaft nur solche personenbezogenen Daten, die für die Ausführung der beauftragten Dienstleistung erforderlich sind. Solche Dienstleister verarbeiten die Daten ausschließlich in unserem Auftrag und nach unseren Weisungen. Der Betrieb des HV-Portals erfolgt durch die Link Market Services GmbH, Landshuter Allee 10 in 80637 München, ebenfalls ausschließlich in unserem Auftrag und nach unseren Weisungen.

Alle unsere Mitarbeiter und alle Mitarbeiter externer Dienstleister, die Zugriff auf personenbezogene Daten haben und/oder diese verarbeiten, sind verpflichtet, diese Daten vertraulich zu behandeln.

Nach § 129 Abs. 1 Satz 2 AktG sind wir verpflichtet, ein Teilnehmerverzeichnis aufzustellen. In diesem werden auch die Vollmachten unter Offenlegung des Namens des Aktionärs aufgenommen, sodass die Aktionäre bei Bevollmächtigung eines Stimmrechtsvertreters namentlich im Teilnehmerverzeichnis erscheinen. Jedem Aktionär ist auf Verlangen bis zu zwei Jahren nach der Hauptversammlung Einsicht in das Teilnehmerverzeichnis zu gewähren.

Sofern ein Aktionär verlangt, dass Gegenstände auf die Tagesordnung gesetzt werden, wird die Gesellschaft diese Gegenstände unter Angabe des Namens des Aktionärs bei Vorliegen der Voraussetzungen gemäß den aktienrechtlichen Vorschriften bekannt machen. Ebenso wird die Gesellschaft Gegenanträge und Wahlvorschläge von Aktionären bei Vorliegen der Voraussetzungen gemäß den aktienrechtlichen Vorschriften unter Angabe des Namens des Aktionärs auf der Internetseite der Gesellschaft zugänglich machen.

Sofern Sie als Aktionär von der Möglichkeit Gebrauch machen, im Vorfeld der virtuellen Hauptversammlung Fragen einzureichen und Ihre Fragen in der virtuellen Hauptversammlung beantwortet werden, erfolgt die Beantwortung grundsätzlich unter Nennung Ihres Namens. Dieser kann von allen Zuschauern der virtuellen Hauptversammlung zur Kenntnis genommen werden.

Schließlich kann uns die Verpflichtung treffen, Ihre personenbezogenen Daten weiteren Empfängern zu übermitteln, wie etwa an Behörden zur Erfüllung gesetzlicher Mitteilungspflichten.

 

7. Ort der Datenverarbeitung

Ihre Daten werden ausschließlich in Ländern verarbeitet, die der Europäischen Union angehören.

 

8. Datenquellen

Wir bzw. die von uns beauftragten Dienstleister erhalten die personenbezogenen Daten der Aktionäre entweder von den Aktionären selbst, aus öffentlich einsehbaren Datenquellen, oder über unsere Anmeldestelle von den Kreditinstituten der Aktionäre, die diese mit der Verwahrung unserer Aktien beauftragt haben (sog. Depotbank) bzw. aus den Sitzungsprotokollen und den dazugehörigen Dokumenten.

Wenn Sie als Bevollmächtigter eines Aktionärs auftreten, erhalten wir Ihre personenbezogenen Daten von dem Aktionär, der Ihnen die Vollmacht erteilt hat, und direkt von Ihnen, sofern Ihr Verhalten in der virtuellen Hauptversammlung betroffen ist.

 

9. Speicherdauer

Soweit in diesen Datenschutzhinweisen nicht anders angegeben, löschen oder anonymisieren wir personenbezogene Daten grundsätzlich, sofern sie für die oben genannten Zwecke nicht mehr erforderlich sind und gesetzliche Nachweis- und Aufbewahrungsvorschriften nicht entgegenstehen.

Die regelmäßige Speicherfrist für die im Zusammenhang mit der Teilnahme an der Hauptversammlung erhobenen Daten beträgt drei Jahre.

Soweit personenbezogene Daten zur Dokumentation der gefassten Hauptversammlungsbeschlüsse erhoben und verarbeitet werden, erfolgt keine Löschung der entsprechenden Daten, da das Unternehmen jederzeit in der Lage sein muss, auch in der Vergangenheit gefasste Beschlüsse nachweisen zu können und auf ihre Ordnungsmäßigkeit hin zu überprüfen. Insoweit erfolgt die dauerhafte Archivierung zur Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen oder im berechtigten Interesse des Unternehmens. In jedem Fall speichern wir Daten nur dauerhaft, wenn dies zu den genannten Zwecken erforderlich ist. Soweit gesetzlich geboten oder die Gesellschaft ein berechtigtes Interesse an der Speicherung personenbezogener Daten hat – etwa im Falle gerichtlicher oder außergerichtlicher Streitigkeiten anlässlich der virtuellen Hauptversammlung – ist eine längere Speicherung der Daten möglich. Anschließend werden die personenbezogenen Daten jedoch gelöscht.

 

10. Betroffenenrechte

Ihre Rechte als Betroffener gegenüber dem Verantwortlichen sind in der Datenschutz- Grundverordnung geregelt. Gerne möchten wir Ihnen nachfolgend den wesentlichen Inhalt der wichtigsten Regelungen erläutern. Für einen umfassenderen Überblick über Ihre Rechte lesen Sie bitte insbesondere die Art. 7, 15 bis 22 und 77 bis 80 der Datenschutz-Grundverordnung, die auf der folgenden Website verfügbar ist:

http://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2016/679/oj.

Bei Vorliegen der gesetzlichen Voraussetzungen haben Sie das

  • Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), also das Recht, Auskunft über die Datenverarbeitung sowie eine Kopie der verarbeiteten Daten zu erhalten; die Einschränkungen des Auskunftsrechts gemäß Art. 15 Abs. 4 DSGVO, § 34 BDSG sind zu beachten.
  • Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO), also das Recht, die Berichtigung unrichtiger Daten oder die Vervollständigung unvollständiger Daten zu verlangen.
  • Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO), also das Recht, unter den Voraussetzungen des Art. 17 Abs. 1 DSGVO die unverzügliche Löschung personenbezogener Daten zu verlangen; die Einschränkungen des Art. 17 Abs. 3 DSGVO, § 35 BDSG sind zu beachten.
  •  Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO), also das Recht, unter den Voraussetzungen des Art. 18 Abs. 1 DSGVO die Einschränkung der Datenverarbeitung zu verlangen.
  • Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO), also das Recht, die sie betreffenden personenbezogenen Daten, die sie einem Verantwortlichen bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten, und zudem diese Daten einem anderen Verantwortlichen ohne Behinderung durch den Verantwortlichen zu übermitteln, sofern die Verarbeitung auf Ihrer Einwilligung oder auf einem Vertrag beruht und mittels automatisierter Verfahren erfolgt; die Einschränkung des Art. 20 Abs. 4 DSGVO ist zu beachten.
  • Recht auf Widerruf (Art. 7 Abs. 3 DSGVO), also das Recht, eine erteilte Einwilligung zur Datenverarbeitung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen. Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Datenverarbeitung nicht berührt.

Die Geltendmachung Ihrer vorstehend genannten Rechte ist grundsätzlich formfrei und kostenlos möglich, soweit sie nicht offenkundig unbegründet oder in exzessiver Weise erfolgen (vgl. Art. 12 Abs. 5 DSGVO). Zur Wahrnehmung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an unseren Datenschutzbeauftragten unter den in Ziffer 3 genannten Kontaktdaten.

 

Widerspruchsrecht:

Soweit wir Ihre Daten zur Wahrung berechtigter Interessen der Gladbacher Bank oder eines Dritten verarbeiten, haben Sie das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten einzulegen (Widerspruchsrecht, Art. 21 DSGVO). Die Datenverarbeitung wird dann beendet, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder sofern die Verarbeitung der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen dient.

Der Widerspruch kann kostenfrei und formfrei erfolgen und sollte möglichst an unseren Datenschutzbeauftragten unter den in Ziffer 1 genannten Kontaktdaten gerichtet werden.

 

11. Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde

Wenn Sie der Ansicht sind, dass der Verantwortliche mit der Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen die Datenschutz-Grundverordnung verstößt, haben Sie das Recht, dies im Rahmen einer Beschwerde bei der zuständigen Aufsichtsbehörde geltend zu machen. Zuständig ist neben den anderen in Art. 77 DSGVO genannten Aufsichtsbehörden insbesondere die Aufsichtsbehörde des Ortes des mutmaßlichen Verstoßes. Die für uns zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde ist:

Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen

Postfach 20 04 44

40102 Düsseldorf

Tel.: 0211/38424-0

Fax: 0211/38424-10

E-Mail: poststelle@ldi.nrw.de

 

12. Bereitstellungspflicht

Sie sind grundsätzlich nicht verpflichtet, uns die genannten personenbezogenen Daten bereitzustellen. Wenn Sie sich dazu entscheiden, uns Ihre personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit der virtuellen Hauptversammlung nicht bereitzustellen, kann dies möglicherweise Konsequenzen für die Teilnahme an der virtuellen Hauptversammlung und Ausübung Ihrer Aktionärsrechte haben.

Des Weiteren können Sie verpflichtet sein, uns Ihre personenbezogenen Daten bereitzustellen, wenn wir gesetzliche Melde-, Publikations- oder Aufbewahrungspflichten erfüllen müssen. In diesem Fall können mit einer Nichtbereitstellung rechtliche Nachteile verbunden sein.

 

13. Automatisierte Einzelentscheidung

Wir verarbeiten Sie betreffende personenbezogene Daten nicht mit Mitteln zur automatisierten Entscheidungsfindung und / oder zum Profiling.